ARHIVSKI VJESNIK 1. (ZAGREB, 1958.)

Strana - 543

RUDOLF TAS, NIKOLA RAOS I JOSIP RAJMAN: REGISTRATURA I ARHIVA, ZAGREB 1957., STR. 78. Izdanje »Birotehnike« zavoda za organizaciju i unapređenje uredskog poslovanja. Prije kratko vremena izašla je iz štampe knjiga pod gornjim naslovom. Kako ona po svom sadržaju mora interesirati i arhivske radnike, smatramo da je potrebno da se na ovome mjestu ukratko osvrnemo na njezin sadržaj. U kratkom i sažetom obliku pisci ovog priručnika obrađuju suvremeno registriranje i arhiviranje dokumenata u privrednim poduzećima. Odmah na početku (str. 7) autori daju definiciju registriranja i arhiviranja, a zatim registrature i arhive pa kažu: »Registrirati u arhivskom smislu znači bilježiti (evidentirati) podatke iz primljenih dopisa po kojima se može ustanoviti: pošiljalac dopisa, sadržaj, tko ga je sastavio, tko ga je pisao i kada. Nadalje, tko ga je primio, riješio i kada je riješen...« Pod arhiviranjem u poduzeću razumijevamo pohranu spisa, dokumenata, dopisa, tiskanica, crteža i trgovačkih knjiga. Treba razlikovati registraturu, koja se bavi evidentiranjem spisa i njihovim odlaganjem u ovoj godini, od arhive, koja pohranjuje spise i dokumentaciju prijašnjih godina. Prema propisima nalaze se u registraturi spisi ove i prošle godine, dok se stariji spisi pohranjuju u arhivi.« Sa ovim definicijama mogli bi se i mi složiti, ali nam se odmah nameće pitanje, da li je termin »arhiva« sretno izabran, budući da se taj termin u našoj Republici u pravilu upotrebljava za historijske arhive. U daljnjem izlaganju pisci govore općenito o registraturi i rasporedu u registraturi. Opravdano upozoravaju na neke momente, o kojima valja voditi računa pri uređivanju registrature: Ona mora biti centralno smještena, tako da je na dohvat svim odjelima, u posebnoj prostoriji, ili barem u jednoj sobi posebno odijeljena. Registraturu treba iz praktičnih razloga jednolično i uzorno urediti i snabdjeti ormarima, regalima i ostalim potrepštinama. Registraturu treba da vodi stručna osoba, koja raspolaže trgovačkim i tehničkim znanjem. Zatim autori govore o smještaju registrature; prijenosu spisa; organizaciji rada; o poslovima u registraturi; o arhivi; i na kraju o sistemu odlaganja predmeta. Sistem odlaganja predmeta je za nas svakako interesantan, pa ćemo stoga malo opsežnije navesti izlaganja pisaca o tom problemu. Za odlaganje akata — kažu pisci — treba svakako odabrati jedan od sistema kartotečnih fascikularnih registratura. Na osnovu ispitivanja, koja su vršena na Zapadu, smatra se, da registratura ima u pravilu biti decentralizirana po mjestu, a centralizirana funkcionalno. Proučavanja o klasifikacionom sistemu — navode dalje autori — pokazala su, da je za redovno dopisivanje u privredi najpodesniji strogo abecedni sistem. On omogućuje, da se prikupe najvažniji podaci o određenom korespondentu na jednom mjestu, i time pruža preglednost i redovnog poslovnog kontakta i formiranja poslovne politike poduzeća. Važno je razmotriti 1 vrijeme — — 543 —