Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-Festi Lászlóné: Iratvédelem az irattárban és a levéltárban

megfelelő módozatot kell választanunk az előzőkben kifejtett két tárolástechnikai alapelvnek megfelelve. Tehát arra kell törekednünk, hogy az irattárban alkalmazott tárolási forma biztosítsa a gyors és egyszerű kezelés, tárolás feltételeit. Célszerű mindig a kiterített formában való őrzés. E vonatkozásban egyedül a rendkívüli nagyságú térképek, tervrajzok esetében tehető kivétel. Az előadottak természetesen csak általános irányelveknek tekinthetők. A gyakorlatban a tárolást mindenkor az anyag jellege, formája és nem utolsó sorban az irattár rendelkezésére bocsátott pénzügyi keretek szabják meg, de igen sokat jelenthet ezek kiharcolásánál az irattáros céltudatos, határozott fellépése és az előzőkben végzett munkájának minősége, minősítése is. Az iratokat fenyegető külső károkozókról és az ellenük való védekezésről néhány jótanács A következőkben arra összpontosítjuk figyelmünket, hogy milyen külső veszélyek fenyegethetik az irattárakban elhelyezett iratokat s arra is, hogy miképpen lehet ezen veszélyek ellen olcsón, öntevékenyen védekezni. Elsősorban a fizikai kárt okozó tényezőket kell szemügyre vennünk, mivel ezek veszélyfoka a legnagyobb kárt is kiválthatja. Ezek közé tartoznak: a túl nedves vagy túl száraz levegő, a hirtelen hőváltozás, az erős napfény, a levegő és a szellőztetés hiánya, a rágcsáló állatok közül a patkány és az egér, a különféle rovarok, továbbá a papíranyagot károsító mintegy 100-féle penészgomba és baktérium, melyek közül nem egy az emberre is veszélyes lehet. Az iratokat fenyegető veszélyforrások legtöbbjének károkozása akkor léphet fel, ha az irattár kedvezőtlen telepítésű. Hazai körülményeink közepette — ez a szakterületen dolgozók előtt sajnos nem újság — az irattárak zöme, de még jónéhány levéltár is a legmostohább körülmények közepette működik. Igen sok fontos állami szerv néhány éves anyaga, mint pl. az egykori Legfőbb Állami Számvevőszék, vagy a Közellátási Hivatal iratai is a kedvezőtlen, nedves pincei iratraktározás miatt néhány évi tárolást követően pusztultak el. A felsorolás folytatható lenne ... A külső veszélyek elleni védelem legfontosabb előfeltétele, hogy sötét és nedves pincehelyiségben ne engedjük iratainkat elhelyezni és tartósan ott tárolni. Ha mégis kedvezőtlen iratraktározási viszonyok közepette kell dolgoznunk, akkor fokozott erőfeszítésekre van szükség a gondjainkra bízott iratanyag megmentése érdekében. Itt a nedvesedés elleni fellépéssel kell a védekezést beindítani olymódon, hogy megpróbáljuk a nedves falakat kiszárítani szellőztetés vagy temperáló fűtés segítségével. Jobb anyagi feltételek esetén a falszigetelés különböző módozataival próbálkozhatunk. Sokat segít a nedves, korhadt padló, faállványok cseréje is. Az átnedvesedett iratok megmentésére a legegyszerűbb védekezés a szétbontás utáni kiszárítás. E folyamat csak fokozatos lehet, mert a magas hőmérsékleten történő túl gyors szárítás tönkreteszi a papír anyagát, szerkezetét. Azokat az iratokat, melyeken a kedvezőtlen elhelyezés következtében penészgombák, elszíneződések figyelhetők meg, netalán a mállás jegyei is észlelhetők, ki kell emelnünk és el kell különítenünk a többi irattól. Ha értékes iratféléket ért ez a károsodás, akkor fertőtlenítésre és restaurálásra van szükség, de öntevékeny módon ez esetekben is némi Védekezést jelent a fokozatos kiszárítás, a penészgombák lekefélése. A napsugarak közvetlen hatása elől is védeni kell az iratokat. Az irattári ablakokra szerelt — tűz elleni védelmet nyújtó acéllemez-táblák itt is komoly segítséget adnak — vászonroletták, fekete papír vagy speciális szűrőfestékek ablakra festése megfelelő védelmet nyújtanak. Az irattárakban észlelhető dohos szag többnyire a nedvesedés és a kellő szellőztetés hiányában alakul ki. Az oxigénhiányos belső levegő azonban nemcsak az irattári dolgozókra, hanem a papíranyagra is káros. Különösen veszélyes a széndioxid halmozódása az iratokon található írásra, mert elsősorban az írásanyagokat támadja meg, de ezt követően a papíranyagot is felbomlasztja. A nélkülözhetetlen szellőztetést, melyet rendszeresen kell végezni, a helyiség jellegéhez és külső körülményeihez alkalmazkodva kell lebonyolítani. A nedves raktárakat száraz, napos időben, a száraz levegőjű raktárt reggel vagy este, lehetőleg borús, esős időjárás alkalmával szellőztessük. Figyelnünk kell a forgalom alakulására, a kipufogó gázok és egyéb légszennyező anyagok hatására is. Ezért, ha mód van erre, sohasem a nagyforgalmú utak felé szellőztessünk, hanem a kevésbé szennyezett belső térségek irányában. Fontos feladat a raktártakarítás és az iratok portól való mentesítése. Seprűt, tollporolót, porrongyot a kevésbé alkalmas eszközök közé kell sorolnunk s lehetőleg mellőznünk e feladatnál, mert használatuk legfőbb eredménye a pornak a levegőbe való keverése. Sokkal inkább ajánlható a porszívó alkalmazása, mert ennek révén a port el tudjuk távolítani. A korszerű porszívók hatásfoka beállítással változ-