Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés-irattározás alakulása, szervezete, funkciói

ZSIGOVITS ISTVÁNNÉ AZ IRATKEZELÉS-IRATTÁROZÁS ALAKULÁSA, SZERVEZETE, FUNKCIÓI 1. Iktatási-iratkezelési rendszerek a) Állami szervek esetében • A közigazgatási számrendszer Hazánkban a felszabadulást követő időszakban hamarosan hozzákezdtek az állami iratkezelés és ezen belül az irattározás egységes szabályozásához. A jogalkotás több ízben kísérelt meg az egyre kiterjedtebb államigazgatási munkáknak megfelelő rendszert kialakítani. A közigazgatás területén már 1948-ban megszületett a Botár Olivér nevéhez fűződő iratnyilvántartási és irattározási rendszer egységes, észszerű szabályozása, a közigazgatási számrendszer, amely 1949—1951. között funkcionált. A rendszer alapja egy egységes irattári terv volt, amely a közigazgatásban előforduló iratfajtákat az államigazgatás központi irányító szerveinek száma szerint tíz osztályba sorolva foglalta rendszerbe és további megosztásban alosztályokra, csoportokra és ügyekre bontva tartalmazta. Az egyes ügyeket négy (a tizedik osztályba tartozókat öt) jegyű számmal jelölték meg. A számjegy első tagja az osztályt, a második az alosztályt, a harmadik a csoportot, a negyedik magát az ügyet jelölte (a tizedik osztályba tartozó ügyek első két számjegye jelölte az osztályt és értelemszerűen az ötödik az ügyet). A szerveknél előforduló ügycsoportok számára külön-külön megfelelő rendszámmal (jelzőszámmal) ellátott ügynyilvántartólapot nyitottak és az egyes ügyek iratait tárgyuk szerint ezeken a lapokon vették nyilvántartásba. Egy-egy nyilvántartólapon négy iratváltásra volt hely. Ha az ügy elintézése ennél több iratváltást igényelt, az iktatást iratjegyzéken, alszámokon folytatták. A nyilvántartólapoknak és iratjegyzékeknek az irattárban volt a helyük, ugyanis ebben a rendben történt az iratok tárolása is. • A csoportszámos rendszer Az előbbi rendszer helyes elgondolásnak látszott, de a gyakorlati megvalósítása nehézségekkel járt. Ezért 1951-ben továbbfejlesztették és 1952-ben csoportszámos iratkezelés néven a bíróságok és ügyészségek kivételével valamennyi államhatalmi és államigazgatási szervnél, intézetnél és intézménynél bevezették. Az új nyilvántartási és irattári terv decimális rendszerben a tárgyuk szerint sorolta tíz főcsoportba a mintegy 3500 iratféleséget. Ebben a csoportszámos rendszerben jóval kevesebb ügycsoport elég volt bármely szervnek arra, hogy a maga iratai számára megfelelő besorolási lehetőséget találjon. Az iktatás ebben a rendszerben is nyilvántartólapokon történt. Az ügyirat minden iratpárja alszámon szerepelt és a csoportszámon belül következetesen — nemcsak az iratjegyzéken — alkalmazta az alszámokat. Az irattárban az iratokat a csoportszámok növekvő rendjében helyezték el. Ezen belül — ha szükséges volt - az iratokat sorszámaik helyett az ügyben szereplő személyek vagy szervek nevének kezdőbetűi szerint betűrendben is lehetett irattározni. Az egyes iratoknak a megfelelő csoportszámok alá ill. csoportokba történő besorolását az iratkezelők végezték, akik többségének azonban az elméleti felkészültsége nem volt elegendő ennek megítéléséhez. Az iratkezelők által elkövetett hibák ellenére mégsem azon a gyakorlaton változtattak, hogy az egyes iratoknak a tárgyuk szerinti csoportba való elhelyezését az ügyek konkrét ismerőire, az ügyintézőkre vagy vezetőkre bízták volna, hanem azt a téves következtetést vonták le, hogy az országosan egységes iratnyilvántartási és irattározási rendszer helytelen. Ezért a rendszert 1956-ban megszüntették és az iratkezelés szabályozását az ágazati főhatóságokra bízták.