Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése és módosítása

A készítés során figyelembe kell venni az éves irattermelést — beleértve az éves iratforgalom mennyiségét, — meggondolva, hogy ebből mennyi az érdemi ügyintézést igénylő irat. Számolni kell az egy éven belül keletkező iratok ügyköri megoszlásával valamint a belső, a szervezeti egységek közötti iratforgalommal. Fontos szempont a szervek anyagi lehetősége. Ezért az iratkezelést lehetőleg úgy kell szabályozni, hogy azzal megalapozzák az iratkezelés korszerűsítésének, ill. ahol ez már megtörtént, az igényeknek megfelelő további fejlesztésének a lehetőségét. Végül, de nem utolsó sorban, mint a szerv sajátosságaiból adódó nem elhanyagolható szempontról kell szólni a személyi feltételekről. A kezelőnek jól kell ismerni az iratnyilvántartásra és -kezelésre vonatkozó szabályokat, utasításokat. A kezelő akkor tudja feladatát jól ellátni, ha munkáját, annak egyes mozzanatait nem mechanikusan, elszigetelten szemléli, hanem látja a mozzanatok egymással való kapcsolatát, összefüggéseit, felismeri az általa végzett részmunkák összefüggését a további részekkel és tisztában van az iratkezelésnek az ügyvitel folyamata egészében elfoglalt helyével. A kezelő minden esetben a lehető leggyorsabban számot kell, hogy tudjon adni azokról az információhoz szükséges iratokról, amelyek az ő nyilvántartásába tartoznak, még abban az esetben is, ha az ügyintéző maga kezeli az általa ellátott ügyek iratait. Az ügyvitel korszerűsítése a kezelők munkájával munkájával szemben is egyre fokozottabb követelményeket állít. Ezért célszerű a kezelők alkalmazása során alaposan vizsgálni a képzettséget, a kezelői gyakorlatot. Annak ellenére, hogy a 30/1969-es kormányrendelet rendelkezett arról, hogy az Írattárosi képesítés megszerzésének módját és határidejét a művelődési miniszter a felügyeletet gyakorló miniszterekkel és a SZGT-tal egyetértésben meg fogja oldani, közel 20 éve nem történt érdemi előrelépés az ügyben. A levéltárak kezdeményezésére indított 30-70 órás tanfolyamok egyrészt nem nyújtanak képesítést, másrészt nem tudják biztosítani az iratkezelők és irattárosok rendszeres továbbképzését. Ezért az irattáros munkakörnek — a törvény előírása szerinti — betöltése nem lehetséges. Az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek elkészítését megelőzően meg kell állapítani a nyilvántartás rendszerét. A legfőbb szempont a kettős vagy többszörös nyilvántartásba vétel elkerülése. Ennek érdekében az iratok kezelésének legmegfelelőbb nyilvántartási módját kell kidolgozni, amiről a szerv iratkezelésének irányításáért felelős vezető kérdőíves felmérés útján, majd személyes ellenőrzés, egyeztetés alapján győződhet meg. aj Az iratkezelési szabályzatban meg kell határozni, hogy az adott szerv az iratkezelés mely szervezeti formáját alkalmazza (központi, osztott vagy vegyes). Meg kell szabni az iratkezelés helyét, hogy az iratkezelők mely feladatok elvégzéséért felelősek. Osztott vagy vegyes szervezeti formában azt is részletezni kell, hogy milyen iratkezelési feladatokat látnak el központosítottan és melyeket az arra kijelölt szervezeti egységekben. Központi iratkezelési rendszerben rendelkezni kell a küldemények átvételének, érkeztetésének és iktatásának valamint ügyintézőhöz történő eljuttatásának módjáról; az ügyintézés folyamatában pedig az ügyintéző iratkezeléssel kapcsolatos feladatairól (elintézés módja, tisztázatok készítése, kiadványozás, postázásra előkészítés). Az iratkezeléssel szorosan összefügg az irattári tételszám megállapítása és iratra való felvezetése. Ezt — mivel megköveteli az ügy tartalmi ismeretét is, — minden esetben az ügyintéző feladatául kell előírni, hasonlóan az expediálási feladatok és az elintézés utáni iratkezelői feladatok (iktatókönyvi bejegyzések, irattárba helyezés módja) megállapításához. Vegyes szervezetű iratkezelési rendszerben — és ezt a szabályzatnak is tartalmaznia kell — általában központosítottan történik a postai küldemények átvétele, a postabontás, a beérkezett küldemények érkeztetése, a központi irattár kezelése, az iratok selejtezése, levéltári átadása; az egyes szervezeti egységekben pedig az iratok iktatása, mutatózása, az ügyintézők kijelölése, az iratok tisztázása, kiadványozása és az iratok átmeneti irattározása. A szabályzatban (vagy mellékletben) fel kell sorolni mely szervezeti egységek jogosultak önálló iktatásra, mely kisebb szervezeti egység részére is végeznek iktatást. Ha egyes szervezeti egységeknél — feladatkörükből következően - az általánostól eltérő nyilvántartást kell vezetni, azt meg kell jelölni. A szabályzatban részletesen intézkedni kell az iratkezelés szerven belüli felügyeletéről; hivatali beosztás feltüntetésével kell kijelölni a szerv iratkezelésének irányításáért, ellenőrzéséért és a központi kezelők irányításáért felelős személyt (a szervezeti egységek vezetői közvetlenül felelnek egységük ügyintézőinek és iratkezelőinek munkájáért, irányításáért és ellenőrzéséért); meg kell határozni