Horváth J. András: Budapest Főváros Levéltárának története - Levéltár ismertető 1. (Budapest, 1996)
A három város - Pest
iránt" javaslatot tenne. 26 Hogy a kérvénynek helyt adott-e a tanács, nem tudni, mindenesetre a levéltárnok augusztus 21én kelt terjedelmes tervezete igen figyelemre méltó reformelképzeléseket tartalmaz. Noha a tervezet az ügyviteli szempontokból kiindulva a levéltár legfontosabb feladatának a keresett iratok „feltalálhatását" tekinti, az ennek érdekében tett javaslatok nagyrészt egybevágnak a tisztán történeti-levéltári elképzelésekkel, amelyek később is többször felmerülnek majd. Szén levéltárnok ekkor veti fel először, hogy nehézkes, és az iratkezelést is körülményessé teszi az irattípusok szerinti nyilvántartás és irattározás, amely főként az előző században dívott. A levéltárnok azt javasolta, hogy az addigi egyedi, formális és esetleges ismérveken nyugvó iratkezelést meghatározott ügykörök szerinti, tartalmi szempontokat magában foglaló lajstromozás és mutatórendszer váltsa fel. A javasolt iratkezelési rendszert azután — módosításokkal — 1848^4-9ben be is vezették. A levéltár személyi feltételei a jelentés szerint rendkívül Személyi feltételek korlátozottak voltak. A munkamegosztás úgy alakult, hogy a közigazgatási levéltárat a hivatal egész tevékenységéért felelős levéltárnok vezette, míg a törvényszéki iratkezelés az allevéltárnokra hárult. A kettejük alá beosztott egy-két levéltári segéd, járulnok, esetenként gyakornok és egy szolga a fokozatonként alacsonyabb rangú feladatot látta el. Noha a mai értelemben vett kezelői munkát a segédek és a gyakornokok végezték, a nehézkes nyilvántartási rendszer miatt a két levéltárosnak is gyakorta kellett iratok után kutatnia. Szén levéltárnok ezért szorgalmazta, hogy a kezelői feladatok ellátására jobban vegyenek igénybe gyakornokokat és szolgákat. 27 26 BFL IV. 1221.4583/1847. máváus20. Szén József levéltárnok a Nagy Méltóságú M. Kir. Helytartó Tanácshoz a végre feliratot bocsáttatni kér, hogy az ottani levéltár és lajstromozói hivatalban bevett kezelési rendszert megtanulhassa.
