Budapest Főváros Levéltára Közleményei ’84 (Budapest, 1985)

IV. Budapest Főváros Levéltára munkájáról - Purcsi Barna Gyula: Fővárosi vállalatok és tervszerű levéltári begyűjtés

ig terjedő időszakban készül részletes gyűjtőterületi elemzés a tanácsi vállalatokról. A tanácsi vállalatok iratkezelésében a felmérések szerint a kötelezően előírt tételszámos iratkezelési rendszert kb. 16 százalékban alkalmazzák, mert az ügyintézőket egyáltalán nem, vagy igen nehezen lehet a rendszer használatára kötelezni. Az iktatás színvonalát meghatározza az iktatók munkaköre, akik az esetek többségében (kb. 86%) egyéb munkát is végeznek, a különböző segédhivatali teendőktől az irattározásig. Mutatókönyvek igen ritkán fordulnak elő, a mechanikus sorszámos iktatás a legelterjedtebb (a vállalatok több mint felénél). Az iktatókönyv rovatai közül többnyire kitöltetlenül marad az irattári tételszám (kb. 83%), az iratcsatlakozás (kb. 53%), s az irattári kivezetés helye (kb. 60%). Párhuzamos iktatás, (ami egy tudatos rendszer hiányának jele), a vizsgált szervek 10 százalékánál kimutatható. Az irattárak majd háromnegyede pincehelyiség, legalább a fele részük a fűtés hiánya, a légnedvesség, a por és piszok nagysága miatt folyamatos munkavégzésre nem alkalmas. A szenespincétől a légoltalmi óvóhelyekig terjedő fokozati skálán ezekben az „irattárakban" a beázás, a csőtörés veszélye, a nedvesség, a por, a penész, vagy az azonnali légoltalmi kiürítés kötelezettsége miatt az iratvédelem nem megfelelő. Az irattári segédletek hiánya, a szétszórt tárolás miatt a levéltári átadásra váró hatanyag felmérése az esetek háromnegyed részében még a tanácsi felügyelet alatt álló vállalatoknál sem végezhető el. Bár ezek az arányok az iratkezelők képzésével, s felügyeleti munkában végzett erőfeszítésekkel javultak, számottevő változást nem mutatnak.. A begyűjtéshez készített levéltári útmutatót, amely az átadás előkészítésének feladatait, s gyakorlati teendőit részletezte lépésről lépésre, s a történeti értékű iratok jegyzékét a felügyeleti szerv adta ki munkautasításként a vállalatoknak a BFL kezdeményezésére, amely arra a bizonyosságra támaszkodott, hogy saját hatáskörében az előkészítő munkákat a vállalatokkal végrehajttatni nem tudja. Az első lépésben 5 fővárosi közüzem kapta meg a munkautasítást. Az iratanyag átadásra való előkészítésének munkái 1981 óta húzódnak. A Fővárosi Csatornázási Művek pl. értesítette a BFL-t, hogy nála egyetlen hat sincs, s valóban: ezek a dokumentumok a vállalati irattározás káoszában megesemmisültek. Némi huzavona után sikerült megállapodni a vállalati mérlegek majdani átadásában, amit a szerv később visszavont. Ha meggondoljuk, hogy a levéltári törvény végrehajtási utasítása előírja, hogy a levéltárba tartozó irattári anyag átvétele „ötévenként egy alkalommal történik", s a „levéltár megtagadhatja az olyan irattári anyag átvételét, amely indokolt véleménye szerint nem felel meg a tvr. rendelkezéseinek." (30/1969. (IX. 2.) 7. §. 2. bek.) úgy tűnik, mintha ez a valósággal nem azonos létsíkon mozogna. A vállalati történeti hatanyag „módszeres" levéltári begyűjtéséről azt hisszük, ilyen körülmények között csak a valóságtól elrugaszkodva lehetne beszélni. A BFL-nek ezek után számolnia kellett a veszéllyel, hogy a szocialista kori, vállalati iratanyag rendszeres begyűjtésének irrealitása folytán, (amelynek vég- és hatóokai rajta kívül állnak), a vállalatok formális felügyeleti, igazgatási feladatai öntik el. Mindez magával vonta a gyűjtőterület feladatköreinek átrétegződését, a módszertani munka előtérbekerülését, amelyek a begyűjtési problémák köré gyűlve meg is indultak, a vállalatok és kerületi tanácsok iratanyagára összpontosítva. (Ez utóbbi nem kisebb feladatot, de kisebb gondot jelentett az iratkezelés rendezettsége és a levéltári átadás szakszerű és fegyelmezett volta miatt.) Amikor a gyűjtőterületi munkában e feladatok előtérbe kerültek, országos szinten is megindultak a munkálatok a történeti értékű dokumentumok körének a korábbinál alaposabb behatárolására, amelybe a BFL is bekapcsolódik. E munka előrehaladása, s eredményessége a BFL terhein is könnyít, amely a maga területén lépten-nyomon országos kihatású problémákkal kénytelen szembenézni. Az érvényben levő 101/1975. KM sz. utasításban meghatározott illetékességi körének 3300 szerve felett a BFL-nek a felügyeletet el kell látnia — e számok között nem szerepelnek teljes számban a folyamatosan megalakuló és újjáalakuló lakásszövetkezetek, továbbá a GMK-k, s a tárcák átszervezése kö-