Budapest Főváros Levéltára Közleményei ’84 (Budapest, 1985)

IV. Budapest Főváros Levéltára munkájáról - C. Harrach Erzsébet: Kísérletek korszerű segédletek készítésére Budapest Főváros Levéltárában

számkódrendszerben kell gondolkodnia az anyaggyűjtőnek, hanem normál fogalmakkal. A szótár segítségével a gép számokkal rögzíti az adatot, de visszakeresésénél, megfelelő műveletek elvégzése után, fogalmat ad vissza a kérdezőnek. A módszer előnye, hogy nem kell a pozitív helyek miatt rövidítéseket alkalmazni. Gazdaságos, mert az egyes lapokra vonatkozó adatok tömörek és így több fér egy-egy lemezre, ugyanakkor mégis teljesebb a visszakérdezésnél az adatsor. Szótár készült az épületfajtákról, a terv- és térképfajtákról, őrző intézményekről, a források állapotáról és anyagáról, a szerző beosztásáról. A tanulmányban előírt ismertetett kitöltési rendszert ez a fejlesztés lényegében nem módosítja, az eredeti kitöltött adatlapok szinte változtatás nélkül gépre vihetők. Terveink szerint 1984. második felében kevésszámú adatlappal bemutató futtatást kívánunk rendezni. Ez alkalom lesz arra is, hogy elképzeléseinket kell-e, és ha igen, hol tovább fejleszteni. A gépi nyilvántartás rendszerének, illetve adatalpjának ismertetése után fontos néhány részlettel bővebben megismerkedni. A törzsadatlap számos rovata mindenki számára egyértelműnek mondható. Mit kezdhet azonban az ember a „Koordináták" c. rovattal. Elvileg a föld felülete egységes vetületi rendszerrel felosztható, és ennek koordinátáival egyértelművé tehető egy-egy terület. A legalapvetőbb hálóként a hoszszúsági és szélességi vonalak adódnak és ezt kellene valamilyen egységes rendszer szerint finomítani. Irányadó lehetne az ország elnevezésével együtt a települések postai irányító számainak felhasználása. Ez egy már kialakult kódrendszer a világ nagy részén, így alkalmazása csak előnyére válhat egy adatbank egyértelmű tételében. Hazai viszonyok mellett, de Európában is sok előnye van. Csak hasznos lehet, ha kialakult szokásrendre építjük új elképzeléseinket. Az adatbázis, amelyet felállítottunk, elég szűkszavú, ha arra gondolunk, hogy mennyi részletet tárhatnánk még fel (térképeknél: keretezés, kontúrok, címerek stb. leírása, terveknél: stílusjegyek, műszaki berendezési szint, anyagok alkalmazása stb.) Az igények nehezen zárhatók le. Egy azonban bizonyos lenne : átütően és gyorsan nem tudna megbirkózni a feladattal senki. Bizonyíték erre, hogy a történeti hagyománnyal rendelkező levéltárak sem győznék a munkát. Ésszerűnek látszik, hogy egy most beinduló munkánál egy alacsonyabb szintről, de egységes rendszerben, adat-nyelven induljunk el. E cél érdekében 1982 nyarán a Művelődési minisztérium felkérésére egy témakiterjesztési kísérletet indítottunk be. A területi levéltárak részére elküldtük a számítógépes szakember segítségével elkészült kitöltési utasításunkat, a rövidítés jegyzékeket, a BFL gyakorlati kitöltéséből adódó gyakorlati tanácsokat, tájékoztatást a gépi háttérről. Utóbbit annak tudatában, hogy kiterjesztés esetén más gépet kell választani. Budapest város forrásaira, bármely intézményben tárolódjanak is azok — szűkösen, de elegendőnek bizonyult volna a választott adatrögzítő gépsor. Első megkeresésünk célja a tájékozódás és a rövidítésrendszer bővítéséhez szükséges szempontok beszerzése lett volna. A térképek feldolgozásának kérdésével indítottuk a munkát, tekintettel arra, hogy ezek feldolgozási szintje látszott kielégítőbbnek. A válaszokból több általános szempont került felszínre. Ezek közül a legelterjedtebb az volt, hogy csupán a kéziratos térképekkel, tervekkel kívántak foglalkozni. Ide tartozik az értékhatár kérdés is. A válaszadás meghaladja e tanulmány kereteit, az azonban bizonyos, hogy az gyakorlati hasznosítás miatt itt egészen más értékrendet kell követni, mint a tömeggyártásban készülő iratoknál. A teljesség igénye nélkül közöljük, hogy a kiküldött 1000 db adatlapból csupán 110 érkezett vissza kitöltve. Ez az alacsony darabszám lényeges fejlesztésre nem adott támpontot. Világossá vált azonban, hogy kérésünket csak részben teljesítették. A felvételi munka első menetében csak azon adatok rögzítését végezzük a BFL-ben, és ezt kértük a többi levéltártól is, amelyek a forrásról leolvashatók. Szerencsés esetben tudományos feldolgozásokból, más segédletekből finomíthatok az adatok, de önálló kutatást végezni az egyes részletekre (pl. helyrajzi szám, utcanév stb.) valóban irreális volna.