Budapest Főváros Levéltára Közleményei ’84 (Budapest, 1985)

IV. Budapest Főváros Levéltára munkájáról - C. Harrach Erzsébet: Kísérletek korszerű segédletek készítésére Budapest Főváros Levéltárában

mében fémszekrényekben, a nagyméretű térképek tekercsekben tárolódnak. A rendezettség az anyag mintegy 60%-ánál darabszintű, a többi anyagnál középszintű. A segédletekkel való ellátottság már nem ilyen jó arányú és sokkal változatosabb képet mutat még ma is. A fokozódó kutatási igény (lásd Hidvégi Violetta tanulmányát) csak serkenti az intézmény új segédletrendszer kialakítására vonatkozó szándékát. A szervezeti adottságok megteremtése után sürgőssé vált a források azonos szempontú rendezése és egységes segédletrendszer kialakítása. A rendezést a levéltári alapelvek és az adott raktározási lehetőségek határozták meg, míg a segédletrendszer kialakításánál a gépi adatfeldolgozás lehetősége vált célponttá. A munka elkezdésekor meg kellett határozni, milyen alapadatok szükségesek, mit kívánnak a tervek és mit a térképek, hogyan alakítható ki az egységes adatlap. Az egységes, ún. törzsadatlapot ugyanis a mai tervezési gyakorlat éppúgy megköveteli, mint az archív forrásanyag. Miért kell egy lapra tömöríteni a terveket és térképeket? Az építészeti, vízügyi és más profilú régi és napi gyakorlatban a terv- és térkép fogalma nem válik szét kristályosan. Példaként említeném, hogy elődeink a Szépítő Bizottmány egyértelmű tervanyagából számtalan helyszínrajzot kiemeltek és a térképek közé soroltak. Ez elsődlegesen levéltári szempontból minősíthető helytelennek. Nem állíthatjuk tehát, hogy az archív anyagban tisztázott lett volna a tervek és a térképek szabályos elválása. A mai tervdokumentálási gyakorlat még jobban összekuszálja, áttekinthetetlenné, sőt meghatározhatatlanná teszi a határvonalak meghúzását. Levéltári szempontból ugyanis aligha képzelhető el, hogy egy tervdokumentációból kiemeljék a beépítési tervlapokat és a térképek mellé sorolják be. Az egyes épületekre történő kutatás esetén is támpontot szolgáltathat egy-egy térkép. Ez nagyobb településeknél szinte természetes, de ún. határtérképek is szolgáltathatnak adatokat. így például egy mai műemléki kastély-kúria együttes XVII. századi beépítése, sőt esetleg tulajdonosának neve is megtalálható egy olyan kiemelt térképen, amely egy más vonatkozású, de elsődlegesen építési iratokkal és tervekkel, más irattári fondban található a levéltárban. Tehát még a régebbi időszakra is előnyt jelentene, ha tervek és térképek azonos rendszerben lennének feldolgozva. E rövid gondolatsor úgy gondolom, meggyőzheti mindazokat az egységes adatlap használatáról, akik eddig kételkedtek helyességében. Az ún. próbakitöltések egyre inkább igazolják e törekvést. A tervezett adattárnak ugyanis egyaránt tartalmaznia kell a régen és napjainkban keletkező terveket, térképeket. A legkülönbözőbb állagokból történt próbakitöltés alapján világossá vált, hogy a terv- és térképtár forrásainak fondszerkezete (a XV 16 és XV 17) sem kielégítő. Az anyag jobb ismeretében kialakításra került egy új, 66 fondból álló szerkezet. Ebben már lehetőség nyílott az anyag topográfiai és időrendbeli rendezésére. A munka második fázisában kísérlet történt számítógépes szakember bevonására, aki 1978. decemberire egy munkavázlatot készített, amely rögzítette a feladatok irányát, de konkrét segítséget nem tartalmazott. A vázlat egyoldalúan a gépi oldal feladataival foglalkozott, figyelmen kívül hagyta tervünk azon szempontját, hogy a törzsadatlapoknak önállóan, segédletként is használhatóknak kell lenniük. A tanulmány kísérletet tett arra, hogy a különböző fejlődési szakaszokon át kidolgozott, általunk törzsadatlapnak nevezett segédlet rendszert az alábbiakban fő vonalaiban ismertesse. A számítógépes feldolgozás alapját képező törzsadatlap harminc rovatból áll. A lapon 18 rovat általános adatokat tartalmaz. Ide tartoznak az alábbiak: mai jelzet; raktári elhelyezés; régi szám; jelzet; eredeti méretarány; méret; koordináták; eredeti felirat, cím, leírás; forrás anyaga; állapota; restaurálás éve; keletkezés éve; tervezők, metszők, rajzolók stb. neve és beosztása; a terület és a kerület régi és mai elnevezése. A mai jelzet alatt meg kell adni az őrző intézmény nevét, a forrás fond-, állag- és sorszámát, és ha a forrásanyag tovább tagolódik, akkor arab számokkal jelöljük e tényt. (Pl. BFL XV. 311. SZB 1861/6).