Budapest Főváros Levéltára Közleményei ’78 (Budapest, 1979)

I. A levéltár életéből - Ságvári Ágnes: Budapest Főváros Levéltára gondjairól

pedig: a történeti érték jelenlegi értelmezésének felülvizsgálata, vagyis a valóban értékes iratok megmentésére koncentráló begyűjtési politika alapjainak a megteremtése. Ezt a célt szolgálta a 101/1975/M.K. 3./KM sz., döntés a fővárosban működő általános levéltárak illetékességi körének szabályozásáról. Az illetékességi körünkbe tartozó szervek iratkezelési és iratvédelmi munkájáról 1970 óta végzett ellenőrzéseink igen sok tapasztalati anyagot hoztak felszínre. Ezeket elemezve nyilvánvalóvá vált előttünk, hogy az iratkezelés és iratvédelem levéltári szempontú hiányosságainak felszámolására a levéltár hatásköre és súlya önmagában nem elegendő. Emellett rá kellett jönnünk arra is, hogy az iratkezelés szabályozása csak az ügyviteli munka korszerűsítésével és az ügyviteli fegyelem javításával párhuzamosan valósulhat meg. Ehhez viszont a levéltár és az illetékességi körébe tartozó szervek főhatóságaival történő szervezett együttműködés formáinak a megteremtésére van szükség. A Fővárosi Tanács szakigazgatási szerveivel kialakított ezirányu munkakapcsolatunk az elmúlt másfél évben biztató eredményeket hozott. A Fővárosi Tanács Végrehajtó Bizottsága 1976. február 4-i ülésén a levéltár előterjesztése nyomán előirta a kerületi tanácsok és a tanácsi irányítás alá tartozó szervek iratkezelési és iratvédelmi munkájának a javítását célzó feladatokat, s határozatot hozott a levéltárnak a felügyeleti vizsgálatokba történő bevonására is. Azóta a szakigazgatási szervekkel egyeztetett ellenőrzéseink megállapításai a tanácsi felügyeleti vizsgálatokról készült jegyzőkönyvekben nyernek megfogalmazást. Ez a korábbi időszakhoz viszonyítva ellenőrzéseink hatásfokát lényegesen javitótta.

8 Kezdeményeztük továbbá a kerületi tanácsok irattárainak korszerűsítésére, valamint 1963 előtt keletkezett irataik levéltári átadásra történő előkészítését szabályozó VB titkári utasítások kiadását. Az ezek nyomán megindult kedvező irányú fejlődés az együttműködés szükségességét és eredményességét bizonyítja. Kísérletet tettünk a Kohó- és Gépipari, a Nehézipari, az Építésügyi és Városfejlesztési, valamint a Könnyűipari Minisztériummal való együttműködési program kidolgozására is. Az országos főhatóságok és az egyes levéltárak jelen esetben Budapest Főváros Levéltára - közötti hatékony együttműködés azonban nem alapulhat egyéni kezdeményezéseken. Nem győzzük hangsúlyozni, hogy ez a tevékenység központi döntést és irányítást igényel! Vitán felül áll, hogy a levéltárak és az iratképző szervek közötti kapcsolat erősítése csak abban az esetben lesz eredményes, ha az eddigieknél egyértelműbb és határozottabb elvek szerint valósul meg a történeti értékű iratok kiválogatása. Hogy kellő áttekintésünk legyen, s ne nehezítsük, hanem ellenkezőleg elősegitsük a történeti kutatást, elsősorban a látszat szerint teljességre törő begyűjtéssel kell szakitanunk, mely utóbbi mögött valójában a szelektálástól való félelem, kényelmesség, a döntéstől való idegenkedés húzódik meg. Ma már kétség sem fér hozzá, hogy a levéltárak felkészültségüket is és - a Kulturális Minisztérium alá tartozván - hatáskörüket is meghaladó feladatokra vállalkoztak, mivel a történeti értékű iratok megmentésének érdekétől vezettetve az összes minisztérium felügyeleti területére vonatkozóan részt vállaltak az iratkezelés feladataiból. Elegendő, sőt követendő az lett volna, ha a levéltárak már első fázisban meghatározzák azokat a szerveket, amelyeknél a 8 Beszámoló a levéltárakról és a levéltári anyagok védelméről szóló törvényrendelet végrehajtásának fővárosi tapasztalatairól. A Fővárosi Tanács VB 1976. február 9-i ülésének jegyzőkönyve.