Erdész Ádám - Á. Varga Gyula: Történelem és levéltár. Válogatás Erdmann Gyula írásaiból (Gyula, 2004)

LEVÉLTÁRÜGY

iratkezelési mintaszabályzatokat, ezeknél azonban sajnos ismételten csak a közigazgatási iratanyagot vették alapul. A mintaszabályzatok ezért igen nehezen alkalmazhatók, vehetők valóban mintául a vállalatoknál. így az történt, hogy a vállalatok - eleget teendő a rendelkezéseknek - lemásolták, esetenként némi változtatással a mintát, s azt fogadtatták el „saját" szabályzatukként. Volt minisztérium, amely miniszteri utasítással egyenesen elő is írta a mintaszabályzat változtatás nélküli alkalmazását, máig is ható problématömeget idézve elő. A vállalatok az így létrejött szabályzatokat nem tartják be; sokszor nem is tarthatják be, mert egyáltalán nem felel meg tényleges ügyköreiknek, munkájuknak. Alig néhány helyen tesznek kísérletet gyakorlati alkalmazására. Rendszeresen hivatkoznak arra, hogy nincs lehetőségük szakképzett irattáros alkalmazására (az irattárosképzés egyébként valóban nem megoldott, bár az UMKL-ben szervezett néhány irattáros tanfolyam pozitív hatása már érezhető), nincs megfelelő irattári helyiségük, hivatali apparátusukat képtelenek az új, „bonyolult" rendszer alkalmazására szorítani, semmi gyakorlatuk, tapasztalatuk nincs a rendszeres iratkezelésben, irattározásban. Csupán ott mutatkozik eredmény, ahol a vállalat valamely vezetője megérti az új szabályozásban rejlő előnyöket (pl. azt, hogy a selejtezési munka lényegesen kevesebb időt igényel tételes-tematikus irattározás esetén, mint korábban, amikor egy-egy dosszié vegyes értékű anyagát darabonként kellett illetve kellett volna - átvizsgálni), és igényli ügyviteli érdekből is a rendezett iratkezelést. Ilyen esetekben természetszerűen sor kerül a szabályzatok átdolgozására, alkalmazhatóvá tételére is. A vállalati irattárak helyzete nem sokat javult. Főként az egyre növekvő tömegű pénzügyi, számviteli sorozatokat tartalmazzák, miközben pl. az igazgató, főkönyvelő, főmérnök értékes iratai nem kerülnek irattározásra, hanem titkárnői szekrényekben, főnöki fiókokban őrzik azokat; nyilvánvaló, hogy az így „kezelt" anyagok sorsa - pl. vezetőváltozáskor - korántsem megnyugtató. A vállalati irattárak anyaga többnyire feltűnően hiányos. Egész évfolyamok anyaga hiányzik - az említett vezetői iratokon túl -, nem is beszélve a jogelőd vállalati irategyüttesekről; az utóbbiak, ha léteznek is még, rendezetlenek és fizikai állapotuk miatt is nem egyszer veszélyeztetettek. A vállalati iratkezelés vonalán tehát általában az új rendelkezés adta előnyök még inkább csak a lehetőséget, de nem a valóságot jelentik. A vállalatok zöménél az iratkezelés, irattározás egyelőre nem jobb, mint 1969 előtt. Az eredmény inkább csak annyi, hogy ma már nem fenyeget az illegális iratmegsemmisítés, mint a történeti érték fő veszedelme. Amilyen sok és értékes eredményt mutathat fel a magyar levéltárügy az 1969-es rendelkezés után az államigazgatási szervek vonalán, oly kevés az eredmény - jórészt nem a levéltárosok hibájából - a vállalatok terén. Levéltárosaink rendre szorgalmazzák a vállalatoknál is a rendeletnek megfelelő rendezett iratkezelés és irattá-