Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

1. A levéltári segédletek fogalma

A LEVÉLTÁRI SEGÉDLETEK v. ü A levéltárak annak érdekében, hogy kettős rendeltetésüknek megfeleljenek, azaz a levéltári anyagot őrizzék és használhatóvá tegyék, többféle feladatot oldanak meg, többfajta munkát végeznek. Egyik feladatuk, illetve munkájuk az, hogy a levéltári anyaghoz úgynevezett levéltári segédleteket készítenek. Ennék során a levéltári anyagról annak őrzését és használhatóvá tételét szolgáló meghatározott adatokat állapítanak meg, s azokat meghatározott formákban írásbelileg rögzítik. Ezt a munkát levéltári segédletkészítésnek, eredményét levéltári segédleteknek nevezzük. 1. A levéltári segédletek fogalma A levéltári segédletek fogalmát a következőképpen határozhatjuk meg: olyan írásművek (iratok), amelyek a levéltárákban készültek, azzal az elsődleges rendeltetéssel, hogy a levéltári anyagra vonatkozó, a levéltájak célját szolgáló adatokat nyújtsanak. Ehhez a meghatározáshoz, illetve egyes részeihez, azok helyes értelmezése végett, néhány magyarázó megjegyzést kell fűzni. Az írásművek (iratok) kifejezést az általa jelölt fogalomnak legtágabb, nem pedig az általános szóhasználatban leszűkült jelentésében kell érteni. Ilyen értelemben írásmű (irat) éppúgy lehet egyetlen kézzel írt cédula, mint számos példányban nyomtatott könyv. Az, hogy a levéltárakban készültek, azért kritériuma a levéltári segédletek fogalmának, hogy megkülönböztesse őket azoktól az írásművektől (iratoktól), amelyek szintén azzal az elsődleges rendeltetéssel készültek, hogy a levéltári anyagra vonatkozó, levéltári célt szolgáló adatokat nyújtsanak, de nem a levéltárakban keletkeztek, hanem akkor, amikor a levél^ tári anyag még nem volt levéltári őrizetben. Ilyenek elsősorban az úgy§ nevezett irattári segédletek. Tudjuk, hogy irattárak és levéltárak között milyen szoros az összefüggés. A levéltári anyag irattárakból kerül levéltárakba. Azt szokták monf dani, hogy a levéltárak elhalt (kihűlt) irattárak, az irattárak pedig élő (meleg) levéltárak. Az irattáraknak ugyanaz a kettős rendeltetésük, mint á levéltáraknák, őrzik és használhatóvá teszik az irattári, idővel levéltárivá váló, anyagot. Ugyanilyen szoros a kapcsolat az irattári és a levéltári segédletek között is. Az irattári segédletek is azzal az elsődleges rendeltetéssel készül-