Levéltári Szemle, 42. (1992)

Levéltári Szemle, 42. (1992) 2. szám - Borsa Iván: Középkori oklevelek egyes adatainak gépi feldolgozása a Magyar Országos Levéltárban / 27–39. o.

tetett adataira, másodsorban a regeszták többi adataira vonatkozóan kellett elvégezni. A regeszták egyéb adataira vonatkozóan azt a megoldást választottuk, hogy három év (1343, 1433, 1523) addig elkészült regesztáit kell részletesen .megvizsgálni, miután az időrendi mutatólapok ilyen jellegű elemzésének eredménye már rendelkezésre állt. Ennek elvégzése után készült el az Adatfelvételi lap, amely valamennyi adatmezőt a várható adattípusoknak megfelelően alakította ki annak érdekében, hogy az adatok megfelelő beírása után azokat már mechanikusan lehessen mágneses szalagra — ma mágneses kis lemezre (floppy) — rögzíteni. Ekkor kellett eldönteni azt is, hogy mely adatok kerüljenek be magyarul az adatállományba és melyek az eredeti nyelven. Az az álláspont alakult ki. hogy általában magyarul, kivételes esetben az eredeti nyelven. (Pl. az arbitrionalis irattípusnak nincs magyar megfelelője.) Az adatfelvételi lap Az adatfelvételi lap egy kettőbe hajtott A/3 méretű ív négy lapjára lett nyomva. Az időrendi mutatólapokon szereplő adatok (mezők) részére piros, a többi adatoké (mezőké) zöld nyomással. Az adatfelvételi lap élén, a sorszámozott mezők előtt egy A betűvel jelzett Ideiglenes sorszám és egy B betűvel jelzett Rekordszám részére van üres rovat. Az ideiglenes sorszámot 1-től folyamatosan kapja a levéltári előkészítés során annak érdekében, hogy az adatoknak a gépbe való bevitele lehetőleg ebben a sorrendben történjék. (Sajnos ez nem mindig történt meg.) Ezt követően nincs szerepe. — A rekordszámot az adatállományba való besoroláskor a számítógép automatikusan adja. Ha adatfelvételi lap segítségével további kiegészítő adatbevitelre kerül sor, úgy ez a szám biztosítja a kapcsolatot. Az egyes mezők sorszámot kapták, amely előtt egy # jel van. Ez a jel a gépi adatállományban való keresés céljait szolgálja, amit a gép sohasem ír ki. A mezőkön belül levő almezőket A—B—C—D—E betűk jelölik, amelyek előtt ~

I jel van, amely ugyanúgy a gépi keresést szolgálja. Ebből egyértelmű, hogy az adatokat mezők szerint kell keresni, de almezőkre bontott mezők esetében az almezők szerint történő keresés is lehetséges. Az egyes mezők, illetve almezők ismertetése: 1 — sorszám: Az időrendi mutatólap sorszáma. Ez minden évben 1-gyel kezdődő sorszám, amely maximum 4 számjegyet foglal magában, mert egyes években a lapok száma meghaladja az ezret. Az azonosításhoz hozzá tartozik a 3-as mezőben levő évszám is. Hogy a DL és a DF ily módon kialakuló sorszáma ne legyen összetéveszthető, a sorszám előtt L, illetve F betű van. — Az adatlapon a mező első részébe (ahol fölöslegesen két betűnek van hely) kerül a megfelelő betű, majd a másodikba az elöl 0-val kiegészített négyjegyű sorszám. (Pl. L 0017) A mező kötelező, vagyis minden adatlapon szerepelnie kell, egyben fix olyan értelemben, hogy mindig azonos hosszúságú és nem ismételhető, vagyis egy rekordban csak egyszer fordulhat elő. — Pirossal nyomott. 2 — jelzet: Az oklevél jelzete, amely hatjegyű szám, a DL esetében elől 0-val kiegészítve. — Megjegyzendő, hogy a DL-ben 100 darab olyan jelzet van, amely a hatjegyű számon kívül még a—b—c-vel is el lett látva. Ezek a 108001—108100 számokat kapták az adatlapon, bár az oklevelek régi jelzetükkel helyükön maradtak. 30