Levéltári Szemle, 42. (1992)

Levéltári Szemle, 42. (1992) 2. szám - Borsa Iván: Középkori oklevelek egyes adatainak gépi feldolgozása a Magyar Országos Levéltárban / 27–39. o.

A feladat levéltárosi felvázolása Az 1970-ben kidolgozott elgondolás lényege a következő volt: Levéltári anyagban található adatok gépi segítséggel történő feldolgozásához nagy mennyiségű, azonos rendszerben, kifogástalan minőségben összegyűjtött adatra van szükség. Ilyen adattömeget kínált az 1877-ben Pauler Gyula által elgondolt, majd Öváry Lipót által megvalósított Magyar Országos Diplomatikai Levéltár (mai rövidítése: DL) időrendi mutatója. Az Országos Levéltár különböző osztályaiban (mai kifejezéssel: fondók, állagok) őrzött, 1526. augusztus 29-ig keletkezett iratokat (mai kifejezéssel: okleveleket) kiemelték és azokat a bennük teljes szövegben vagy tartalmilag átírt legrégibb oklevélszöveg keltének rendjében külön-külön borítékba helyezték, majd a borítékokat és a bennük levő okleveleket sorszámmal látták el (DL-szám) és külön gyűjteményként kezelték. Már a munka első fázisában gondoltak arra, hogy a kiemelt darabokról és a bennük levő szövegekről külön-külön lap készüljön. A lapok minden esetben a következő adatokat tartalmazták: Az oklevél kelte (év—hó—nap), jelzete (DL-száma), kibocsátója, fennmaradási formája (eredeti oklevél esetében pecsétje is), előző jelzete. A szoros időrendbe rakott lapok alkották a gyűjtemény időrendi mutatóját. A lapokat — minimális kivételtől eltekintve — a gyűjtemény alapításától napjainkig azonos módon készítik. (Megjegyzendő, hogy a fennmaradási forma nem szerepelt az 1970. évi elgondolásban, csak a kivitelezéskor jött számításba.) — E lapok szarna 150—160 ezerre becsülhető. Az adatok kezelhetősége érdekében szükségesnek látszott az időrendi mutatólapok (házi elnevezéssel: kék cédulák) azonosító számmal történő ellátása. Ezeket az adatokat azonban szabványosítani kellett, hogy eltérő megoldások ne zavarják a feldolgozást. Az adatok számítógéppel történt feldolgozásával a következő elsődleges célok elérése volt várható: Az adatok ellenőrzött időrendben oklevélkibocsátók rendjében és DL-számok rendjében áttekinthetők lesznek, s ezek az állomány ellenőrzését és a kutatást egyaránt segíthetik. (Részletesebb tájékoztatást lásd a Levéltári Közlemények 1971. évfolyamában.) Az eredeti elgondolás kidolgozása során felmerültek ugyan olyan kívánalmak, hogy az adatok közé be kellene vonni másokat is, így pl. hogy az oklevél mely megyére vonatkozóan tartalmaz adatokat. Minthogy az időrendi mutatólapok ilyen adatokat nem tartalmaznak, ezeknek az igényeknek a kielégítése olyan mértékben megnövelte volna a levéltárosi előkészítő munkát, hogy az adatok bővítésének gondolatát el kellett vetni. Ez az elgondolás több mint tíz éven át szunnyadt. Az 1970-es évek végén, a 80-as évek elején a kis személyi számítógépek megjelenésével egyes megyei levéltárak felismervén ezek jelentőségét a levéltári munkában, alkalmazni kezdték ezeket elsősorban segédletkészítő munkájukban. Az Országos Levéltár új vezetése is foglalkozni kezdett a számítógép alkalmazásának gondolatával. E so2!í